1日5分のショートミーティングで、毎月恒例3時間の進捗確認会は排除できる

月末月初、きっとどの会社でも月次定例会が行われるでしょう。
名目としては進捗確認会や定例会とかそんな感じで。

そして月に1回だからと2~3時間はざら。
長いときは午後が丸々会議になるなんてことが過去にもありました。

先日も3時間の進捗確認会がありました。
先月の報告資料をベースに、部長が司会進行、ペーペーが議事録係。

そんなに進展のない案件を1件ずつ、全部で20件近く確認していきます。
そして議事録にはこんな感じで、記録を残していきます。

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1.案件A
 →11月テスト完了
 →12月ユーザテスト予定
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色んな無駄があります。
まず先月の内容を消して、今月の内容を書きます。
そのため、今月の内容を議事録係がタイプしている間、みんなすることがありません。
などなど。




そもそも月1回しか進捗確認していないことが問題

そもそも部員が3名しかいない状態で、月に1回3時間の進捗会。
これは最適なのだろうか。

結論からいうと、毎日5分、各自の進捗をヒアリングすれば、良いと思う。
部品が50名にもなってきたり、案件の数が多くなると毎日5分ではすまないが、たった3人。
3人すべてと話しても5分で終わる。

そして月1回の進捗確認しかしないとすると、月中に発生した遅れや問題への対処が遅れてしまう可能性がある。
例えば12月5日に課題が発生していたとして、解決できずずるずると進み、月末12月28日の進捗会で発覚したとする。
もう月末で対処のしようがないし、年末年始に差し掛かり、次は1月4日かななんて話になる。
年末年始つぶしてまで実行するような案件でもないとか微妙な会話のオンパレードになる。

これが毎日5分ヒアリングしていると、5日の午後には問題を検知し改善に努めることが出来る。
こういう考え方や進め方をプロジェクトの規模やメンバーの数に合わせて行っていくのがマネジメントなんじゃないかと思う。

そう、部長に言いたい。。